Un’emergenza durante un trasporto può accadere davvero in qualsiasi momento. Per limitare i danni è indispensabile avere una procedura di gestione degli incidenti a prova di bomba!
Come si costruisce? Chi deve coinvolgere? Come farla funzionare a dovere? Vediamolo insieme!
La partecipazione nella procedura di gestione degli incidenti
Chi lavora nel settore dei trasporti dovrebbe essere sempre coinvolto nella creazione e nell’applicazione della procedura di gestione degli incidenti.
Perché? I motivi sono molti, ma due particolarmente importanti sono:
- Chi lavora a contatto con il trasporto quotidianamente conosce bene le circostanze in cui un incidente o un’emergenza si possono verificare. Quindi può aiutare in modo sostanziale a costruire la procedura di gestione
- Ogni incidente rappresenta un’opportunità di migliorare il proprio lavoro, e non una circostanza negativa da far sparire o nascondere per non prendersi la responsabilità necessaria.
Sentirsi causa di successi e insuccessi
Quando le persone coinvolte nel trasporto si sentono davvero causa del suo successo o insuccesso presteranno sempre maggiore attenzione al proprio lavoro. Inoltre, contribuiranno a migliorare lo standard di tutta la squadra facendo osservazioni e apportando migliorie.
Identificare un problema di tipo organizzativo, oppure della gestione delle attrezzature, oppure una procedura troppo vecchia e mal aggiornata che presenta alcune lacune significa intervenire in modo tempestivo per correggere il problema, prima che si trasformi in un evento molto più serio e più grave.
Procedura di gestione degli incidenti: come costruirla
Abbiamo detto che il contributo di chi lavora quotidianamente con la materia è indispensabile, perché permette di riconoscere problemi pratici e di proporre subito soluzioni utili.
Quello che fa davvero la differenza in una buona procedura di gestione degli incidenti è l’analisi degli incidenti precedenti. Individuarli, comunicarli, registrarli e archiviarli correttamente permette all’azienda di avere uno storico delle proprie criticità, di poter intervenire per risolverle e correggerle, di prevenire nuove difficoltà: se non si conosce la storia di un problema, diventa davvero molto difficile capire cosa l’ha provocato e come risolverlo.
Ruoli, compiti e responsabilità in una procedura
Il datore di lavoro deve sempre disporre, insieme alla procedura, quali sono i ruoli, i compiiti e le responsabilità di ogni persona coinvolta.
Dove identifica una carenza deve adottare procedure di formazione per tutto lo staff, perché sempre più persone siano capaci di gestire queste criticità in modo efficace.
Le fasi di costruzione
La costruzione di una procedura di gestione degli incidenti si crea sempre in fasi:
- La prima fase è quella di analisi dei dati già disponibili. Identificare, raccogliere, analizzare gli incidenti precedenti che si sono verificati sul lavoro significa avere chiaro un quadro generale. In questa fase bisogna tenere conto di incidenti con danni alle persone, agli strumenti, all’ambiente, che coinvolgono appaltatori e sub-appaltatori. Insomma: bisogna arrivare ovunque l’azienda abbia responsabilità giuridica.
- La seconda fase è quella di valutazione delle non conformità. Ogni situazione di crisi si è originata da un problema di organizzazione, tecnico, di procedura o di comportamento, che ha più o meno direttamente causato l’incidente. Analizzare ogni criticità significa conoscere i contesti che hanno scatenato il problema, e dunque sapere come intercettarli.
- La terza fase è quella di creazione delle soluzioni. A questo punto è indispensabile avere chiaro quali sono stati i problemi che si sono verificati ed iniziare a pensare a come fare in modo che non riaccadano. In questa fase è indispensabile mettere sul tavolo tutte le opzioni disponibili, e solo dopo selezionarle in base all’efficacia e alla fattibilità.
- La quarta fase è quella di comunicare le modifiche della procedura. Non si può dare per scontato che le persone conoscano i dettagli, oppure che leggano e comprendano a pieno la nuova procedura mostrata loro. Vale la pena incontrarsi di persona e analizzare tutti i dati e la nuova procedura, spiegandone i vari perché. Con il confronto è possibile chiarire tutti i dubbi, prima che diventino pericoli.
- La quinta fase inizia dopo l’avvio della nuova procedura. Come per ogni cambiamento, non tutto andrà liscio al primo colpo. Aspettiamoci sempre di ricevere feedback, segnalazioni e suggerimenti da chi adotta la procedura. Prendiamo queste idee come spunti per revisionarla e renderla più efficiente!